IN KÜRZE

Der*die Team Assistant bietet umfassende administrative und operative Unterstützung, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf innerhalb des Teams sicherzustellen. In dieser Funktion agieren Sie als zentrale Anlaufstelle sowie als Schnittstelle zwischen der Organisationseinheit und internen wie externen Stakeholdern. Sie tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu strukturieren, den Informationsfluss zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern – stets unter Einhaltung der geltenden Unternehmensrichtlinien und -prozesse.

IHR AUFGABENBEREICH

• Bearbeitung und Koordination eingehender E-Mails und Anrufe zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse, eines effektiven Informationsflusses und der Einhaltung interner Vorgaben
• Verwaltung von Kalendern, Terminplanung sowie Organisation und Koordination von Meetings
• Organisation von Meetings, Workshops, Offsites sowie Besuchen externer Kolleginnen und Partnerinnen; Abstimmung der Vorbereitung mit verschiedenen Funktionen, Sicherstellung der Teilnahme relevanter Personen und Bereitstellung aller notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Ort etc.); Organisation von Catering und begleitenden Aktivitäten
• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Unterkünfte, Reisepläne), um sichere, kostenoptimierte und gut strukturierte Reisen zu gewährleisten; Unterstützung bei der Beantragung von Visa
• Unterstützung bei der Budgetüberwachung, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Verwaltung von Bestellungen (Purchase Orders), inklusive Prüfung von Ausgaben, Identifikation von Abweichungen und Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien
• Pflege und Aktualisierung von Abteilungsunterlagen, Dateien und Dokumentationen
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen; Sicherstellung der fristgerechten Prüfung und Unterzeichnung durch Führungskräfte, Rückführung unterzeichneter Dokumente an die zuständigen Abteilungen sowie revisionssichere Archivierung gemäß Compliance-Vorgaben
• Unterstützung der Joiner-/Mover-/Leaver-Prozesse, z. B. Beantragung von Zugriffsrechten, Bestellung von IT-Hardware und Büromaterialien
• Mitarbeit an Sonderprojekten und Initiativen nach Bedarf und Vorgabe durch die Führungskraft oder Teammitglieder

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, weiterführende Qualifikation oder eine gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
• Relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder teamunterstützenden Funktion
• Fremdsprachenzertifikate oder relevante berufliche Zusatzqualifikationen sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit IT-Tools wie Microsoft Office sowie idealerweise SAP
• Fähigkeit zur Unterstützung von Projektkoordination durch Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Fortschritten
• Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil in einem internationalen Umfeld
• Teamorientierte, serviceorientierte Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Prioritäten

ÜBER UNS

SEFE ist ein international tätiges, in Europa verankertes Energieunternehmen, das mit seinen Energielösungen eine verlässliche und bezahlbare Versorgung sicherstellt. SEFE ist entlang der gesamten Energie-Wertschöpfungskette aktiv – von Beschaffung und Handel bis hin zu Vertrieb, Transport und Speicherung. Dank jahrzehntelanger Handelserfahrung und dem kontinuierlichen Ausbau des LNG-Angebots zählt SEFE mit einem jährlichen Vertriebsvolumen von mehr als 200 TWh Gas und Strom zu den wichtigsten Lieferanten für Industriekunden in Europa. Wir beliefern über 50.000 Unternehmen, von kleinen Betrieben bis hin zu Stadtwerken und multinationalen Konzernen. Durch Investitionen in saubere Energien unterstützen wir unsere Kunden bei der Dekarbonisierung und tragen aktiv zur Energiewende bei. SEFE beschäftigt weltweit über 2.000 Mitarbeitende und ist ein Unternehmen des Bundes.

Energie sichern – jetzt und für die Zukunft.

UNSERE LEISTUNGEN

Im Gegenzug wird ein attraktives Einstiegsgehalt geboten – ergänzt durch ein umfassendes Paket aus finanziellen, lebensstilbezogenen und gesundheitlichen Zusatzleistungen sowie die Flexibilität eines hybriden Arbeitsmodells.

• Bonusmöglichkeiten

• Betriebliche Altersvorsorge ohne Eigenbeitrag (10 % Arbeitgeberanteil)

• 25 Urlaubstage plus gesetzliche Feiertage und zusätzliche Tage für ehrenamtliches Engagement

• Möglichkeit zum Kauf oder Verkauf von Urlaubstagen

• Lebensversicherung

• Kranken- und Zahnzusatzversicherung (inkl. Familienversicherung)

• Vielfältige zusätzliche, individuell wählbare Leistungen

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